Privacyverklaring

Onze organisatie draait om data, dus de veiligheid en vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens die wij verwerken zijn voor ons van het grootste belang. Bovendien willen we duidelijk en transparant zijn over wat we doen met persoonsgegevens. Alle informatie daarover vindt u terug in deze privacyverklaring.

Wat als deze privacyverklaring niet al uw vragen beantwoordt?

Wij proberen in deze privacyverklaring zo duidelijk mogelijk te zijn. Heeft u toch een vraag die niet beantwoord is? Dan kan u contact opnemen via privacy@openthebox.com. Via deze weg kan u ook in contact komen met onze Data Protection Officer (DPO).

Wie is “wij/we”?

Telkens wanneer u in dit privacybeleid een verwijzing ziet naar “openthebox”, "wij" of “we”, verwijst dit naar het bedrijf achter openthebox, Pulsar-IT BV met zetel te Havenlaan 86C 309, 1000 Brussel en met ondernemingsnummer 0478.561.772.

Wij zijn verantwoordelijk voor het verwerken van uw gegevens op een correcte en wettelijke manier.

Wanneer worden uw persoonsgegevens verzameld en gebruikt?

Wij verzamelen en gebruiken uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, namelijk wanneer u:

• onze website gebruikt of met ons communiceert.
• een contract met ons aangaat als klant of leverancier.
• solliciteert op een van onze vacatures.
• betrokken bent als persoon bij een organisatie wiens gegevens op ons platform terug te vinden zijn.

Hieronder geven wij per doeleinde aanvullende informatie zoals de gegevens die we gebruiken en hoe lang we die gegevens bijhouden.

1. Wanneer u onze website gebruikt Als u ons een bericht stuurt via mail, een contactformulier of andere digitale communicatiekanalen dan verwacht u een antwoord, en wij hebben er alle belang bij u dat antwoord te voorzien. Wij gebruiken daarvoor de gegevens die u ons via het communicatiekanaal hebt bezorgt zoals naam, e-mailadres, het bericht dat u stuurde en eventuele andere informatie die u verstrekt via dat kanaal.

   Wanneer u gebruik maakt van onze website zullen wij afhankelijk van uw keuzes in de cookiebanner gegevens verwerken voor de volgende doelen:

   1. Analyse van het gebruik en verbetering van de website door informatie over uw gebruik op onze website te verzamelen nadat u hier toestemming voor hebt gegeven in de cookiebanner.
   2. Malware, illegale inhoud en gedragingen en andere vormen van misbruik op te sporen en te voorkomen. Dit is een gerechtvaardigd belang om onze website te beschermen.
   3. Personaliseren van uw ervaring op de website. We verzamelen hiervoor gegevens die ons toelaten om een profiel op te bouwen van uw wensen en voorkeuren, we kunnen hiervoor ook gegevens vanuit andere bronnen matchen met ons profiel. Deze personalisatie doen we enkel indien we daar toestemming voor ontvangen.

   Om de hierboven vermelde doeleinden te bereiken, verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

   1. Informatie over het toestel waarmee u onze website bezoekt, uw IP adres en informatie uit cookies zoals een unieke ID (afhankelijk van het soort cookie tot maximaal 6 maanden na uw bezoek op de website), zie ook onze cookie policy.
   2. Informatie over uw surfgedrag, zoals hoe lang u de site bezoekt en welke pagina's u bezoekt.
   3. Gegevens die u heeft verstrekt in de communicatie zoals naam, e-mailadres, inhoud van uw vraag, etc. (max. 1 jaar na beantwoording van uw vraag)
2. Wanneer u een contract met ons aangaat als klant of leverancier Wanneer wij met u een contract sluiten, als klant of als leverancier, zullen wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken
   1. voor wat noodzakelijk is om ons deel van het contract te kunnen uitvoeren en nakomen.
   2. onze normale bedrijfsadministratie te voeren (bijv. facturering en relatiebeheer), waarvoor wij ons beroepen op ons gerechtvaardigd belang om ons bedrijf op verantwoorde en professionele wijze te beheren.
   3. om, wanneer noodzakelijk, ons te verdedigen in gerechtelijke procedures, waarbij wij een gerechtvaardigd belang hebben om ons te verdedigen.
   4. om een derde partij te informeren in het kader van een mogelijke fusie met, overname van/door of splitsing door die derde partij, zelfs als die derde partij zich buiten de EU bevindt, in welk geval wij ons beroepen op ons legitiem belang om bedrijfstransacties aan te gaan.

   De persoonsgegevens die wij voor deze doeleinden verwerken, betreffen altijd uw basisidentiteitsgegevens, zoals naam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer, het bedrijf waarvoor u werkt en uw functie. Wij kunnen ook andere persoonsgegevens verwerken die u ons verstrekt, afhankelijk van onze contractuele relatie met u. Wij houden deze gegevens bij tot 10 jaar na het verstrijken van het contract, in lijn met de wettelijke verjaringstermijn voor contractuele vorderingen.

3. Wanneer u solliciteert op één van onze vacatures Wanneer u solliciteert voor een van onze vacatures, zullen wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken om:
   1. uw sollicitatie te beoordelen, waarvoor wij ons baseren op ons legitieme belang om een geschikte kandidaat te vinden;
   2. ons te verdedigen in gerechtelijke procedures, wanneer het in ons legitiem belang is om uw persoonsgegevens in deze procedures te gebruiken.
   3. u in onze wervingsreserve te houden voor mogelijk toekomstige samenwerkingen

   De persoonsgegevens die wij verwerken wanneer u bij ons solliciteert, zijn:

   1. uw basisidentiteitsgegevens, zoals naam, e-mailadres, postadres en telefoonnummer.
   2. informatie die u in uw cv en sollicitatiebrief hebt opgenomen.
   3. informatie die u publiek beschikbaar hebt gesteld op LinkedIn.

   Wij houden deze gegevens bij tot 1 jaar na uw sollicitatie.

4. Wanner u betrokken bent als persoon bij een organisatie wiens gegevens op ons platform terug te vinden zijn Het beschikbaar stellen van persoonsgegevens via ons platform dient om de transparantie achter organisatiestructuren te verbeteren door objectieve en volledige informatie te verstrekken over bedrijven en de personen die hen vertegenwoordigen. We ondersteunen hiermee de gebruikers van ons platform om potentiële zakenpartners te vinden of te controleren, kredietrisico's in te schatten of de naleving van de regels door bedrijven of personen te controleren. De doeleinden voor verwerking zijn uitdrukkelijk niet om direct marketing of doorverkoop van persoonsgegevens voor direct marketing te faciliteren. Wij steunen hiervoor op ons gerechtvaardigd belang om deze informatie beschikbaar te maken in het kader van onze activiteiten. Specifiek rond politieke mandaten steunen wij op de uitzondering van kennelijk openbaar gemaakte informatie.

   Wij verwerken hiervoor de volgende persoonsgegevens:

   1. Naam en voornaam
   2. Info over uitoefening mandaten
   3. Geografisch adres (al dan niet volledig)
   4. Politieke overtuiging (van gepubliceerde mandaathouders)
   5. Salaris (gepubliceerde vergoedingen mandaathouders)
   6. Functie
   7. Naam bedrijf
   8. BTW-nummer
   9. Eventuele krantenartikels waarin betreffende personen vernoemd worden

   Wij passen hiervoor de volgende termijnen toen:

   • Mandaten en gekoppelde personen: tot 10 jaar na stopzetting onderneming of laatste mandaat
   • Uitzondering: adressen van personen inclusief eenmanszaken worden verwijderd binnen 3 jaar na laatste vermelding in de bronnen (zie hieronder)
   • termijn van 10 jaar toe.

   Deze termijnen zijn gekoppeld aan de gangbare bewaartermijnen in het economisch verkeer zoals bewaartermijnen in het kader van Know Your Customer wetgeving, contractuele vorderingen en de bewaartermijn voor boekhoudkundige en fiscale documenten.

   Het betreft hier overigens gegevens van personen/mandatarissen die niet langer actief zijn. Actieve vermeldingen (m.a.w. personen die nog economisch actief zijn en in die context ook voorkomen op ons platform) worden continu ververst in functie van de synchronisatie die openthebox uitvoert om haar gegevens zo up to date mogelijk te houden.

   Tot slot zijn veel van de gegevens op ons platform niet rechtstreeks verkregen bij de betrokkenen. Wij gebruiken de volgende openbare bronnen:

   • De Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO)
   • de Nationale Bank van België
   • het Belgisch Staatsblad
   • De mandatenlijst van het Rekenhof
   • De lijst van het Agentschap Binnenlands Bestuur met politieke mandaten.

   Daarnaast gebruiken wij krantenartikels van De Tijd, L’Echo, RSS-feeds van andere uitgevers en voor sommige informatie (bijvoorbeeld informatie over buitenlandse vestigingen van ondernemingen) gegevens van andere aanbieders van bedrijfsinformatie. Via deze link naar ons Trust Center kunt u een actuele lijst zien van al onze bronnen.

   Verwerken wij uw gegevens op ons platform en wilt u zich beroepen op uw recht op bezwaar? Contacteer ons via privacy@openthebox.com.

5. Wanneer u een gebruiker bent van ons platform Wij verwerken ook gegevens van personen die gebruikmaken van ons platform voor het uitvoeren van opzoekingen. Dit doen we vanuit ons belang om de werking van ons platform te mogelijk te maken, het platform te beveiligen, te monitoren op misbruik en om verbeteringen door te voeren aan het platform. Indien u als medewerker van een klant van openthebox gebruik maakt van het platform, kunnen gebruiksgegevens worden geraadpleegd door de klant.

   Wij verwerken de volgende gegevens:

   • Gebruikersgegevens zoals logingegevens, IP adres, versleuteld wachtwoord
   • Geschiedenis van het gebruik van het platform zoals uitgevoerde zoekopdrachten en geraadpleegde bedrijven

   Wij houden deze gegevens tot 1 jaar na afsluiten van het gebruikersaccount bij waarna alle gebruikersgegevens gewist worden.

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

In principe delen wij uw persoonsgegevens met niemand anders dan de mensen die voor ons werken en leveranciers die nodig zijn voor het beheer van onze systemen en diensten. Specifiek voor de informatie op ons platform delen wij die met onze klanten en gebruikers van het platform.

Verder is het mogelijk dat wij gegevens delen met overheids- of justitiële autoriteiten voor zover wij verplicht zijn hen uw persoonsgegevens te sturen (bijv. belastingdienst, politie of rechtshandhaving) en partijen die betrokken zijn bij een financiële transactie van openthebox in het geval van een verkoop van (delen van) de organisatie.

Uw persoonsgegevens worden door ons niet verzonden buiten de Europese Economische Ruimte behalve wanneer een van onze leveranciers of partners gevestigd is buiten de Europese Economische Ruimte. Wij zullen uw persoonsgegevens alleen buiten de EER doorgeven nadat wij passende maatregelen hebben genomen om uw persoonsgegevens te beschermen wanneer deze worden doorgegeven (bijv. door middel van modelcontractbepalingen zoals opgesteld door de Europese Commissie).

Uw rechten bij de verwerking van uw persoonsgegevens

De wetgeving rond persoonsgegevens voorziet verschillende rechten aan mensen wiens gegevens verwerkt worden. Die rechten gelden uiteraard ook wanneer wij uw gegevens verwerken. Het gaat om de volgende rechten:

• Het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken, als de verwerking van uw gegevens gebaseerd is op toestemming.
• Het recht op toegang tot uw persoonsgegevens, wat betekent dat u ons kunt vragen u informatie te verstrekken over de persoonsgegevens die wij over u hebben. U kunt zelfs vragen om een kopie van uw persoonsgegevens.
• Het recht op een correctie van onjuiste gegevens.
• Het recht om gegevens te laten verwijderen, bijvoorbeeld wanneer deze niet langer noodzakelijk zijn voor de omschreven doelen uit deze privacyverklaring.
• Het recht op het beperken van de verwerking van bepaalde gegevens.
• Het recht op overdraging van uw gegevens wanneer deze worden verwerkt op basis van uw toestemming of in het kader van een contract.
• Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens.

Tenslotte heeft u het recht om een klacht in te dienen bij een gegevensbeschermingsautoriteit. In België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit, andere autoriteiten kunt u via deze link terugvinden.