Déclaration de confidentialité

Notre organisation est centrée sur les données ; la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel que nous traitons revêtent dès lors pour nous la plus haute importance. Nous tenons en outre à être clairs et transparents quant à l'usage que nous faisons des données à caractère personnel. Vous trouverez toutes les informations à ce sujet dans la présente déclaration de confidentialité.

Que faire si la présente déclaration de confidentialité ne répond pas à toutes vos questions ?

Dans la présente déclaration de confidentialité, nous nous efforçons d'être aussi clairs que possible. Une question reste-t-elle malgré tout sans réponse ? Vous pouvez alors nous contacter à l'adresse privacy@openthebox.com. Cette adresse vous permet également d'entrer en contact avec notre Data Protection Officer (DPO).

Qui sommes-nous ?

Chaque fois que vous rencontrez dans la présente politique de confidentialité une référence à « openthebox », « nous » ou « notre société », celle-ci désigne la société qui exploite openthebox, à savoir Pulsar-IT SRL, dont le siège est établi Havenlaan 86C 309, 1000 Bruxelles, et dont le numéro d'entreprise est le 0478.561.772.

Nous sommes responsables du traitement de vos données de manière correcte et licite.

Quand vos données à caractère personnel sont-elles collectées et utilisées ?

Nous collectons et utilisons vos données à caractère personnel à différentes fins, à savoir lorsque vous :

• utilisez notre site web ou communiquez avec nous.
• concluez un contrat avec nous en tant que client ou fournisseur.
• postulez à l'une de nos offres d'emploi.
• êtes impliqué, en tant que personne, dans une organisation dont les données figurent sur notre plateforme.

Ci-dessous, nous fournissons pour chaque finalité des informations complémentaires, telles que les données que nous utilisons et la durée pendant laquelle nous les conservons.

1. Lorsque vous utilisez notre site web Si vous nous envoyez un message par courrier électronique, via un formulaire de contact ou par d'autres canaux de communication numériques, vous attendez une réponse, et nous avons tout intérêt à vous la fournir. À cette fin, nous utilisons les données que vous nous avez communiquées via le canal de communication, telles que votre nom, votre adresse électronique, le message que vous avez envoyé et toute autre information que vous fournissez via ce canal.

   Lorsque vous utilisez notre site web, nous traitons des données aux fins suivantes, en fonction de vos choix dans la bannière de cookies :

   1. Analyser l'utilisation et améliorer le site web en collectant des informations sur votre utilisation de notre site web après que vous y avez consenti dans la bannière de cookies.
   2. Détecter et prévenir les logiciels malveillants, les contenus et comportements illicites et d'autres formes d'abus. Il s'agit d'un intérêt légitime visant à protéger notre site web.
   3. Personnaliser votre expérience sur le site web. À cette fin, nous collectons des données qui nous permettent d'établir un profil de vos souhaits et préférences ; nous pouvons également, à cet effet, faire correspondre des données provenant d'autres sources avec notre profil. Nous n'effectuons cette personnalisation que si nous recevons votre consentement à cet égard.

   Pour atteindre les finalités mentionnées ci-dessus, nous traitons les données à caractère personnel suivantes :

   1. Des informations sur l'appareil avec lequel vous visitez notre site web, votre adresse IP et des informations issues des cookies telles qu'un identifiant unique (selon le type de cookie, jusqu'à 6 mois maximum après votre visite sur le site web) ; voir également notre politique en matière de cookies.
   2. Des informations sur votre comportement de navigation, telles que la durée de votre visite sur le site et les pages que vous consultez.
   3. Les données que vous avez fournies dans la communication, telles que votre nom, votre adresse électronique, le contenu de votre question, etc. (max. 1 an après la réponse à votre question)
2. Lorsque vous concluez un contrat avec nous en tant que client ou fournisseur Lorsque nous concluons un contrat avec vous, en tant que client ou fournisseur, nous collectons et utilisons vos données à caractère personnel
   1. pour ce qui est nécessaire à l'exécution et au respect de notre part du contrat.
   2. pour assurer notre administration courante (par ex. la facturation et la gestion de la relation), pour laquelle nous nous fondons sur notre intérêt légitime à gérer notre entreprise de manière responsable et professionnelle.
   3. pour nous défendre, lorsque cela est nécessaire, dans le cadre de procédures judiciaires, pour lesquelles nous avons un intérêt légitime à assurer notre défense.
   4. pour informer un tiers dans le cadre d'une éventuelle fusion avec, acquisition de/par ou scission par ce tiers, même si ce tiers est situé en dehors de l'UE, auquel cas nous nous fondons sur notre intérêt légitime à réaliser des transactions commerciales.

   Les données à caractère personnel que nous traitons à ces fins concernent toujours vos données d'identité de base, telles que votre nom, votre adresse électronique, votre adresse postale, votre numéro de téléphone, l'entreprise pour laquelle vous travaillez et votre fonction. Nous pouvons également traiter d'autres données à caractère personnel que vous nous fournissez, en fonction de notre relation contractuelle avec vous. Nous conservons ces données jusqu'à 10 ans après l'expiration du contrat, conformément au délai de prescription légal applicable aux actions contractuelles.

3. Lorsque vous postulez à l'une de nos offres d'emploi Lorsque vous postulez à l'une de nos offres d'emploi, nous collectons et utilisons vos données à caractère personnel afin de :
   1. évaluer votre candidature, pour laquelle nous nous fondons sur notre intérêt légitime à trouver un candidat approprié ;
   2. nous défendre dans le cadre de procédures judiciaires, lorsqu'il est de notre intérêt légitime d'utiliser vos données à caractère personnel dans ces procédures.
   3. vous conserver dans notre réserve de recrutement en vue d'éventuelles collaborations futures

   Les données à caractère personnel que nous traitons lorsque vous postulez chez nous sont les suivantes :

   1. vos données d'identité de base, telles que votre nom, votre adresse électronique, votre adresse postale et votre numéro de téléphone.
   2. les informations que vous avez indiquées dans votre CV et votre lettre de motivation.
   3. les informations que vous avez rendues publiquement accessibles sur LinkedIn.

   Nous conservons ces données jusqu'à 1 an après votre candidature.

4. Lorsque vous êtes impliqué, en tant que personne, dans une organisation dont les données figurent sur notre plateforme La mise à disposition de données à caractère personnel via notre plateforme a pour objet d'améliorer la transparence des structures organisationnelles en fournissant des informations objectives et complètes sur les entreprises et les personnes qui les représentent. Nous aidons ainsi les utilisateurs de notre plateforme à trouver ou à vérifier des partenaires commerciaux potentiels, à évaluer des risques de crédit ou à contrôler le respect des règles par des entreprises ou des personnes. Les finalités du traitement ne consistent expressément pas à faciliter le marketing direct ou la revente de données à caractère personnel à des fins de marketing direct. Nous nous fondons à cet égard sur notre intérêt légitime à mettre ces informations à disposition dans le cadre de nos activités. En ce qui concerne plus particulièrement les mandats politiques, nous nous fondons sur l'exception relative aux informations manifestement rendues publiques.

   À cette fin, nous traitons les données à caractère personnel suivantes :

   1. Nom et prénom
   2. Informations sur l'exercice de mandats
   3. Adresse géographique (complète ou non)
   4. Opinions politiques (des titulaires de mandats publiés)
   5. Rémunération (indemnités publiées des titulaires de mandats)
   6. Fonction
   7. Nom de l'entreprise
   8. Numéro de TVA
   9. Les éventuels articles de presse dans lesquels les personnes concernées sont mentionnées

   Nous appliquons à cet égard les délais de conservation suivants :

   • Mandats et personnes liées : jusqu'à 10 ans après la cessation de l'entreprise ou le dernier mandat
   • Exception : les adresses de personnes, y compris les entreprises individuelles, sont supprimées dans les 3 ans suivant la dernière mention dans les sources (voir ci-dessous)
   • un délai de 10 ans s'applique.

   Ces délais de conservation sont liés aux délais de conservation usuels dans la vie économique, tels que les délais de conservation prévus par la législation Know Your Customer, les actions contractuelles et le délai de conservation applicable aux documents comptables et fiscaux.

   Il s'agit par ailleurs ici de données de personnes/mandataires qui ne sont plus actifs. Les mentions actives (autrement dit, les personnes encore économiquement actives et qui figurent à ce titre sur notre plateforme) sont continuellement actualisées en fonction de la synchronisation qu'openthebox effectue afin de tenir ses données aussi à jour que possible.

   Enfin, une grande partie des données figurant sur notre plateforme n'est pas obtenue directement auprès des personnes concernées. Nous utilisons les sources publiques suivantes :

   • La Banque-Carrefour des Entreprises (BCE)
   • la Banque nationale de Belgique
   • le Moniteur belge
   • La liste des mandats de la Cour des comptes
   • La liste des mandats politiques de l'Agentschap Binnenlands Bestuur (Agence de l'administration intérieure).

   Nous utilisons en outre des articles de presse de De Tijd, de L'Echo, des flux RSS d'autres éditeurs et, pour certaines informations (par exemple des informations sur les établissements étrangers d'entreprises), des données provenant d'autres fournisseurs d'informations d'entreprises. Via ce lien vers notre Trust Center vous pouvez consulter une liste actualisée de toutes nos sources.

   Traitons-nous vos données sur notre plateforme et souhaitez-vous exercer votre droit d'opposition ? Contactez-nous à l'adresse privacy@openthebox.com.

5. Lorsque vous êtes un utilisateur de notre plateforme Nous traitons également les données des personnes qui utilisent notre plateforme pour effectuer des recherches. Nous le faisons dans notre intérêt à permettre le fonctionnement de notre plateforme, à la sécuriser, à la surveiller contre les abus et à y apporter des améliorations. Si vous utilisez la plateforme en tant que collaborateur d'un client d'openthebox, les données d'utilisation peuvent être consultées par ce client.

   Nous traitons les données suivantes :

   • Des données d'utilisateur telles que les identifiants de connexion, l'adresse IP, le mot de passe chiffré
   • L'historique de l'utilisation de la plateforme, tel que les recherches effectuées et les entreprises consultées

   Nous conservons ces données jusqu'à 1 an après la clôture du compte utilisateur, après quoi toutes les données d'utilisateur sont supprimées.

Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?

En principe, nous ne partageons vos données à caractère personnel avec personne d'autre que les personnes qui travaillent pour nous et les fournisseurs nécessaires à la gestion de nos systèmes et services. En ce qui concerne plus particulièrement les informations figurant sur notre plateforme, nous les partageons avec nos clients et les utilisateurs de la plateforme.

Par ailleurs, il est possible que nous partagions des données avec des autorités publiques ou judiciaires dans la mesure où nous sommes tenus de leur transmettre vos données à caractère personnel (par ex. l'administration fiscale, la police ou les services répressifs) ainsi qu'avec des parties impliquées dans une transaction financière d'openthebox en cas de vente de (parties de) l'organisation.

Vos données à caractère personnel ne sont pas transférées par nos soins en dehors de l'Espace économique européen, sauf lorsque l'un de nos fournisseurs ou partenaires est établi en dehors de l'Espace économique européen. Nous ne transférerons vos données à caractère personnel en dehors de l'EEE qu'après avoir pris les mesures appropriées pour protéger vos données à caractère personnel lors de ce transfert (par ex. au moyen de clauses contractuelles types telles qu'établies par la Commission européenne).

Vos droits en cas de traitement de vos données à caractère personnel

La législation relative aux données à caractère personnel confère différents droits aux personnes dont les données sont traitées. Ces droits s'appliquent bien entendu également lorsque nous traitons vos données. Il s'agit des droits suivants :

• Le droit de retirer votre consentement à tout moment, si le traitement de vos données repose sur le consentement.
• Le droit d'accès à vos données à caractère personnel, ce qui signifie que vous pouvez nous demander de vous fournir des informations sur les données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet. Vous pouvez même demander une copie de vos données à caractère personnel.
• Le droit de rectification des données inexactes.
• Le droit d'obtenir l'effacement de données, par exemple lorsqu'elles ne sont plus nécessaires aux finalités décrites dans la présente déclaration de confidentialité.
• Le droit à la limitation du traitement de certaines données.
• Le droit à la portabilité de vos données lorsqu'elles sont traitées sur la base de votre consentement ou dans le cadre d'un contrat.
• Le droit de vous opposer au traitement de vos données.

Enfin, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de protection des données. En Belgique, il s'agit de l'Autorité de protection des données ; vous pouvez trouver les autres autorités via ce lien.